A emissão e porte dos documentos fiscais exigidos pela legislação variam de acordo com a operação. Confira agora, quais são os documentos que uma transportadora precisa ter para evitar problemas com os órgãos de fiscalização.
Entre o caminho do remetente até destinatário, além da carga o transportador precisa levar consigo todos os documentos fiscais que regulamentam o seu serviço. Sem eles a empresa fica passível de autuações e apreensões.
O propósito desses documentos é materializar a cobrança dos impostos e oficializar como cada governo receberá determinado tipo de tributo, assim como, acobertar o transporte para que a fiscalização constate que se trata de uma prestação de serviço realizada de forma legal e não de um transporte irregular.
Mas afinal, quais são os documentos fiscais necessários ao transporte de carga?
Para responder a essa questão é preciso analisar se o frete será feito dentro de um mesmo munícipio, se será intermunicipal ou mesmo interestadual.
“Importantíssimo compreender o momento em que se deve emitir os documentos fiscais, pois além de problemas relacionados a multas e apreensão do veículo, isso pode gerar responsabilidade criminal”, explica Adauto Bentivegna Filho, assessor jurídico e executivo do SETCESP.
Dentro do mesmo município, os únicos documentos fiscais exigidos para o transporte são as Notal Fiscal da mercadoria e a Nota de prestação de serviço. A Nota Fiscal da mercadoria deve ser entregue pelo embarcador ao transportador, já a de prestação de serviço é de responsabilidade da transportadora e é a partir dela que as informações são repassadas para a Secretaria de Finanças do município, para a incidência da cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviço).
A falta das Notas Fiscais durante a operação de transporte em um mesmo munícipio é caracterizada como crime tributário com sanção para os donos da empresa de transporte, mas a punição também pode recair sobre o funcionário se este possuir procuração que o torne representante legal.
Atualmente, os documentos fiscais são emitidos eletronicamente. No caso da Nota Fiscal da mercadoria a versão impressa física, entregue ao transportador, é chamada de DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
Já se o transporte for feito de uma cidade à outra, ou de um estado para outro, passa a ser exigido, além da Nota Fiscal da mercadoria, o documento Conhecimento de Transporte, enquanto, a Nota de prestação de Serviço pode ficar retida na transportadora e até ser emitida posteriormente ao frete.
O Conhecimento de Transporte que tem emissão eletrônica de responsabilidade do transportador deve acompanhar a mercadoria em circulação e contém informações sobre o emitente, destinatário, descrição do produto, quantidade, valor e dimensões da carga, e também destacar os impostos e os componentes tarifários do frete, como o pedágio, por exemplo. Sua versão eletrônica é conhecida como CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
Junto com o Conhecimento de Transporte há também a obrigatoriedade de se emitir eletronicamente o Manifesto de Carga – essa necessidade ocorre independente se a carga é fracionada ou de lotação.
Juntamente com o CTe, o Manifesto é reportado à SEFAZ (Secretaria Estadual da Fazenda) dos estados do remetente e destinatário da carga para se executar a cobrança do ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação) regulamentado pelo decreto n. 45490/00. O Manifesto consolida em um único documento até 2.000 Conhecimentos de Transporte e Notas Fiscais da mercadoria.
Outra informação importante sobre o Manifesto é que ele acoberta o transporte por estado de destino. Por exemplo: se a transportadora “X” está levando mercadorias de São Paulo para Bahia e Pernambuco em um mesmo veículo, os Conhecimentos de Transporte e as Notas Fiscais da mercadoria que vão de São Paulo para Bahia devem constar em um Manifesto de Carga, já o que vai de São Paulo para Pernambuco em outro, e assim por diante.
É importante ressaltar que ao chegar no estado de destino, após a entrega da carga, o Manifesto deverá ser encerrado, isso porque é a partir dele que o fisco pode identificar um processo finalizado.
Assim como a Nota Fiscal da mercadoria, tanto o Conhecimento de Transportes quanto o Manifesto de Carga, são materializados por meio do formato eletrônico. A versão física imprensa do Conhecimento de Carga é chamado de DACTe (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico), nele consta a chave de acesso do documento e também o código de barras que o próprio sistema integrará no Manifesto de Cargas, o qual impresso fica conhecido como DAMDFe (Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais).
Portanto, os documentos que devem acompanhar a mercadoria durante o transporte são a DANFe, o DACTe e o DAMDFe. “Por meio dos impressos o agente fiscal faz a conferência da chave de acesso ou do código de barras, e se estiver tudo certo ele libera o caminhão”, esclarece Adauto.
Transportadoras que não cumprem a obrigatoriedade de emissão e porte destes documentos podem ser responsabilizadas conforme previsto na Lei 8137/90, que estabelece punições para crimes contra a ordem tributária, econômica e contra as relações de consumo.
As transportadoras que tiverem interesse podem, também, informar o CNPJ da ANTT (Agência Nacional de Transporte Terrestres) na DAMDFe para que a agência reguladora tenha acesso aos dados da operação de transporte. Aliás essa é a recomendação da ANTT, apesar de não ser obrigatória.
Exceções à regra
No caso do Transporte de Mudanças não existe a necessidade dos documentos fiscais citados anteriormente, mas é preciso uma declaração simples emitida em duas vias, na qual o dono dos itens, seja pessoa física ou jurídica, descreve tudo o que está sendo transportado. Essa determinação tem base jurídica porque consta no Código Civil. Mesmo nas situações em que o frete é contratado por um órgão ou secretaria de governo para levar a mudança é preciso que o responsável faça a declaração que descreve os itens transportados.
Outra exceção é Ordem de Coleta – documento emitido para formalizar o transporte entre o embarcador e a sede da empresa transportadora. No estado de São de Paulo esse documento é obrigatório e pode ser emitido eletronicamente ou não. Sua impressão é realizada pelo programa AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais), no entanto, as informações nela contidas não são reportadas à SEFAZ.
E o CIOT?
Muita gente confunde, mas o CIOT (Código Identificador da Operação de Transportes) não é documento fiscal. Seu objetivo é unicamente regulamentar o pagamento do valor do frete referente à prestação dos serviços do transporte e, em nada, tem relação com os impostos ou fisco.
O CIOT é exigido sempre que a transportadora subcontrata um motorista autônomo ou uma outra transportadora que tenha até no máximo três caminhões cadastrados na ANTT. Isso independente da origem e destino e do tipo de carga.
Por isso, é importante que a transportadora contratante consulte as informações do RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas) de seu subcontratado no site da ANTT para confirmar se há obrigatoriedade ou não de emissão do CIOT.
A transportadora contratante tem que indicar o número CIOT e os dados de quem está sendo subcontratado no Conhecimento de Transportes e o pagamento do frete para este subcontratado deve ser realizado, obrigatoriamente, em conta bancária ou por EPEF (Empresa de Pagamento Eletrônico de Frete Autorizado). É também por meio das EPEFs que o contratante do serviço de transporte emite o CIOT.
Lembrando que o CIOT é uma obrigação para quem contrata e que deve ficar em posse da transportadora para que, se ocorrer alguma fiscalização, a transportadora demonstre que está pagando corretamente seu subcontratado.
Vale ressaltar que além das multas previstas pelos órgãos de arrecadação municipais, estaduais e federais, a ANTT também pode aplicar multa pela falta de emissão e/ou porte de documento fiscal obrigatório no valor de R$550,00 por documento, conforme estabelecido no inciso VIII do Artigo 36 da Resolução 4799/2015.
No último dia 12 de julho a Comissão que analisa a Medida Provisória da Liberdade Econômica n. 881/19 aprovou o relatório que estabelece garantias de livre mercado e análise de impacto regulatório. Entre os pontos aprovados está o que institui o Documento Eletrônico de Transporte do DTe. Esse registro deve substituir futuramente uma série de documentos exigidos para o transporte de cargas e reduzir a burocracia para os transportadores.
Uma última orientação: todos documentos os fiscais já mencionados e a ordem de coleta devem ser guardados pelas transportadoras por cinco anos, para que no caso de fiscalização na empresa haja respaldo jurídico.
O associado ao SETCESP que precisa de informações sobre os documentos fiscais pode entrar em contato com o setor jurídico do SETCESP pelo e-mail juridico@setcesp.org.br ou telefone (11) 2632.1005 – em horário comercial.
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